Business

Planejamento e Produtividade

Produtividade copy-of-profissao-tradutorsignifica tempo, dinheiro, fazer mais com menos recursos e em menor tempo, desempenho, eficiência, etc. A lista é longa.

Para quem trabalha em home office, produtividade pode ser um desafio, já que a louça na cozinha, a roupa a ser lavada e outros afazeres domésticos gritam o seu nome pela casa, te chamando para fazer outras coisas que não o seu trabalho (no sentido profissional da coisa).

Cuidar da casa é e dá trabalho, mas eu estou falando de trabalho remunerado. Aquele sem o qual nem uma casa você teria.

A solidão do home office também pode interferir na produtividade. O profissional acaba mergulhando nas redes sociais e o trabalho atrasa.

Cada pessoa tem diferentes desafios de produtividade e formas de vencê-los. Não existe uma única receita para lidar com isso.

Para mim, dois métodos têm se mostrado eficazes. Eu os utilizo em conjunto e eles têm me ajudado a planejar melhor e a produzir mais. Repare que eu disse planejar e produzir, pois, um depende do outro.

Planejar é importante para identificar as tarefas a serem feitas, estabelecer prioridades e alocar tempo suficiente a cada uma delas para executá-las.

Uma das coisas que eu reparei ao olhar para trás e ver quanto tempo eu estava levando em cada uma das minhas tarefas foi que eu alocava tempo demais para cada uma delas. Fui pesquisar o que poderia me ajudar e descobri a Lei de Parkinson.

A Lei de Parkinson me ensinou como planejar o meu dia

Publicada por Cyril Northcote Parkinson em um artigo na revista The Economist em 1955 e baseada em sua extensa experiência no serviço civil britânico, a Lei de Parkinson diz que o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização, ou seja, se eu alocar 60 minutos para almoçar, eu vou usar todo esse tempo para almoçar. Mas, se eu alocar 30 minutos para almoçar, não só será possível me alimentar em 30 minutos, como eu terei outros 30 minutos para realizar outra tarefa da minha lista de afazeres do dia.

Cyril Parkinson sugere identificar todas as tarefas a serem executadas em seu dia de trabalho, estabelecer prioridades, planejar o dia de trás para frente, alocando o tempo realmente necessário para cada uma delas e então começar a trabalhar.

Isso tem me ajudado muito, pois eu começo o planejamento do meu dia com base na hora em que eu preciso encerrar minha jornada de trabalho, logo, nada fica sem fazer e tudo é feito por ordem de prioridade. No entanto, é importante entender que este planejamento tem uma ordem específica a ser seguida: primeiro, faça o que você tem que fazer e depois, faça o que você quer fazer.

Depois de ter resolvido a questão de planejamento, era hora de ver como eu poderia melhorar minha produtividade, ou seja, quanto eu produzia por hora de trabalho.

A Técnica Pomodoro me ensinou a fazer mais coisas em menos tempo

Eu nem precisei fazer uma extensa análise para identificar o problema. Eu me distraía e perdia o foco facilmente. Uma hora era por causa de coisas na casa e outra hora era por causa de coisas na internet.

Para me ajudar a focar no trabalho sem esquecer de descansar a mente, eu escolhi a Técnica Pomodoro e ela tem sido incrível para mim.

A Técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo desenvolvido por Francesco Cirillo no final dos anos 80. A técnica consiste na utilização de um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos de cinco minutos. A técnica deriva seu nome da palavra italiana pomodoro (tomate), como referência ao popular cronômetro gastronômico na forma dessa fruta. O método é baseado na ideia de que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental.

Meu marido é Chef, então, cronômetro de cozinha é o que não falta na minha casa, mas você pode usar o cronômetro do celular ou aqueles usados em esportes. Eu preferi o de cozinha porque fiquei com receio de usar o do celular e acabar me distraindo com os avisos dos aplicativos que aparecem na tela.

A técnica, como já explicada, funciona de forma muito simples. Você programa o cronômetro para 25 minutos e foca no trabalho. Durante esses 25 minutos, o trabalho é boss.

Quando os 25 minutos tiverem acabado, você programa o cronômetro para cinco minutos. Esses cinco minutos podem ser usados para ir ao banheiro, tomar uma água ou um café, escutar uma música, espreguiçar, fazer um alongamento, etc. Eu sugiro evitar fuçar na internet ou dar uma espiadela no que está rolando na TV, pois tenho medo de ignorar o cronômetro quando os cinco minutos tiverem acabado. O importante é usar esse intervalinho para descansar a mente, se hidratar ou simplesmente dar uma relaxada.

Acabou o descanso? Reprograme mais 25 minutos. E por aí vai: 25 – 5 – 25 – 5 -25 – 5, até chegar no fim do dia.

Com esse método, eu não só consegui focar no que realmente era necessário como também consegui identificar meu real potencial de produtividade por hora. Com isso, eu passei a ter tempo para incluir mais coisas no meu dia e não deixar nada para amanhã.

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